TECNOPAC S.A.S.
Razón Social: TECNOPAC S.A.S.
NIT: 901387061-9.
Domicilio: Calle 2b N° 12b-24 del municipio de San Gil - Santander.
Teléfono: 311 2363 374
Correo Electrónico: samuel@tecnopac.com.co
Página web: www.tecnopac.com.co.

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos que los haga susceptible de Tratamiento. TECNOPAC S.A.S., como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para el Tratamiento de Datos Personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.

Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política, la las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C - 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.

2. DEFINICIONES

El significado de las siguientes expresiones es el contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TECNOPAC S.A.S., en el desarrollo de sus actividades comerciales, recolectará, almacenará, usará, transferirá, transmitirá, y en general realizará cualquier actividad u operación -TRATAMIENTO- sobre los Datos Personales. En todo Tratamiento realizado por TECNOPAC S.A.S., los responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfieran Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en la presente Política, con el fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, estos principios son:

Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en dichas disposiciones y en las demás que la desarrollen.
Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser Tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares.
Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular -AUTORIZACIÓN-. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Con relación a los Datos Personales obtenidos con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012, TECNOPAC S.A.S., utilizará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y adelantar el proceso de validación correspondiente, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 de 2013.
Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; en este caso TECNOPAC S.A.S., podrá solicitar al Titular que complete o corrija la información.
Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. La información será suministrada por el (los) empleado(s) de TECNOPAC S.A.S., encargado(s) de la protección de los Datos Personales; la respuesta a la solicitud deberá hacerse por escrito enviado por correo certificado a la dirección suministrada por el Titular, o por el medio informado por el Titular para recibir la respuesta.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, por la Constitución, las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Temporalidad: TECNOPAC S.A.S., no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular, y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá con la supresión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley. A la terminación de dicho vínculo, los Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

4. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES.

Los Titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos, establecidos por la Ley:

a. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El Titular de los Datos Personales podrá hacer valer sus derechos a través de comunicación escrita, la cual debe contar con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer, así como firma autenticada del Titular de la información personal, dirigida a TECNOPAC S.A.S., a la Calle 2b N° 12b-24 del municipio de San Gil - Santander.

5. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Los responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012;

d. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012;

h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada norma:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

8. ENCARGADO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

TECNOPAC S.A.S., ha dispuesto al área Jurídica, en cabeza del Abogado nombrado en el cargo, quien se encargará del manejo de los datos personales y de la atención de los clientes, relacionada con la Protección de los Datos. Esta persona es responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de conformidad con la Ley y esta Política.

Para ponerse en contacto con el encargado de la protección de datos personales deberá dirigírsele comunicación escrita a la calle 31 Nº 33B-24 Barrio Quinta Dania de Bucaramanga, Correo electrónico: hevalawyer@hotmail.com.

9. AUTORIZACIÓN - DEBER DE INFORMACIÓN

Siempre que vaya a realizar Tratamiento de datos personales, TECNOPAC S.A.S., requerirá la autorización previa (o concurrente) e informada del Titular.

La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico.

Al momento de solicitar la autorización del Titular, TECNOPAC S.A.S., le informará de manera clara y expresa:

El Tratamiento de los datos y su finalidad. b) Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada. c) Los derechos que le asisten como Titular. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.
TECNOPAC S.A.S., conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, salvo que sea virtualmente, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, TECNOPAC S.A.S., informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son: a) Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b) Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento. c) Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales. d) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos. f) Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Para efectos de consultas y reclamos, TECNOPAC S.A.S., habilitará un medio para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada las bases de datos de TECNOPAC S.A.S., consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.

Todas las consultas deben ser atendidas en un término que no sea superior a diez (10) días hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término.

Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se deberá informar al interesado cuáles son los motivos de la demora y se debe señalar la fecha en que se dará respuesta a la consulta.

De cualquier manera, la nueva fecha no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de diez (10) días. Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. b) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c) A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley, TECNOPAC S.A.S., implementará las medidas necesarias para garantizar que el acceso a la información se permita después de verificar la identidad del interesado.
El acceso se otorgará de manera gratuita. Así mismo, Por otra parte, todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.

Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.

Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

a) Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular)

b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

c) Dirección física o electrónica de notificación.

d) Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.

e) Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación.

Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

a) Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.

b) Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.

c) La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TECNOPAC S.A.S., adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

a) Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.

b) Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.

c) Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.

d) Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.

e) Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.

f) Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.

g) Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado

12. VIGENCIA

La presente política de datos personales fue creada el día 10 de junio de 2.021 y entra en vigencia el día 15 de junio de 2.021. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica www.tecnopac.com.co

Atentamente,

TECNOPAC S.A.S.

Nit. 901387061-9